Der Verwaltungsbeirat als Verwaltungsorgan ist ein freiwilliger Zusammenschluss von Eigentümern. Er soll den Verwalter unterstützen und als Bindeglied zwischen Eigentümern und Verwaltern fungieren.
Bestellung eines Verwaltungsbeirates
Die Wahl und Bestellung eines Verwaltungsbeirates ist durch einfache Stimmenmehrheit auf der Eigentümerversammlung beschließbar. Gesetzlich zwingend vorgeschrieben ist die Wahl eines Beirats nicht.
Grundsätzlich können nur Wohnungseigentümer in den Beirat gewählt werden. Wird dennoch ein außenstehender Dritter in den Beirat bestellt, ist dessen konkrete Wahl (nur) anfechtbar, aber nicht nichtig. Bestimmte Qualifikationen der Beiratsmitglieder fordert das Gesetz nicht. Zu empfehlen ist eine Beiratszusammensetzung aus in der Anlage wohnenden technisch, rechtlich und kaufmännisch versierten Eigentümern. Diese Vorgabe ist aber nicht zwingend.
Ausscheiden eines Beiratsmitgliedes
Das Ausscheiden eines Beiratsmitglieds führt nicht zur Auflösung des Beirats. Die Beiratsstellung der übrigen Mitglieder bleibt davon unberührt. Jedem Wohnungseigentümer steht dann allerdings ein Anspruch auf Durchführung einer Ergänzungswahl in einer außerordentlichen Eigentümerversammlung zur Neubesetzung des Beiratsamtes zu.
Ist keine Bestimmung über den Zeitraum der Bestellung in der Teilungserklärung bzw. Gemeinschaftsordnung gefasst bzw. im Eigentümerbeschluss festgehalten worden, so ist ein Verwaltungsbeirat auf unbestimmte Zeit gewählt. Erst bei Ab- bzw. Neuwahl oder auch bei Rücktritt des bestehenden Beirates würde wieder ein neuer Beirat entstehen können.
Aufgaben des Verwaltungsbeirates
In § 29 Abs. 2 und 3 WEG werden grob umrissen die Aufgaben des Verwaltungsbeirates genannt. Dabei hat der Beirat eine dem Verwalter unterstützende Funktion bei der Durchführung seiner Arbeiten.
- Als Hauptaufgabe soll der Beirat den aufgestellten Wirtschaftplan sowie die Beleg- und Rechnungsprüfung vor Abstimmung der Jahresabrechnung prüfen. Dabei wird auf die sachliche und rechnerische Richtigkeit geachtet.
- Als weitere Aufgabe hat der Beirat Kostenvoranschläge zu prüfen und mit einer Stellungnahme zu versehen, bevor die Eigentümer über eine Maßnahme abstimmen.
- Das vom Verwalter (Versammlungsleiter) erstellte Eigentümerversammlungsprotokoll ist stets vom Beiratsvorsitzenden und einem weiteren Beiratsmitglied zu unterschreiben.
- Zudem kann der Beiratsvorsitzende eigenmächtig zu einer Eigentümerversammlung einladen, wenn z. B. der Verwalter sich weigert eine Eigentümerversammlung durchzuführen oder aktuell kein Verwalter bestellt ist.
- Auch bei der Vorbereitung und Durchführung der Wohnungseigentümerversammlung kann der Beirat helfen, indem er bei der Festsetzung der Tagesordnung, des Versammlungstermins und der Erarbeitung der Beschlussvorlagen mitwirkt.
- Bei Risiken und Gefahren sowie Schäden am Gebäude und Grundstück hat der Verwaltungsbeirat die Pflicht diese anzuzeigen und abzuwenden.
Durch seine lediglich nur unterstützende, beratende, vermittelnde und prüfende Funktion hat der Beirat aber keine Weisungsbefugnis gegenüber dem Verwalter oder den Eigentümern. Oftmals wird dieser Punkt von den Beiratsmitgliedern nicht beachtet, sodass der Verwalter dem Beirat seine Grenzen aufzeigen muss, wenn dieser übermäßig in das Tagesgeschäft eingreifen und bestimmen will.
Vergütung des Beirats
Die Arbeiten des Verwaltungsbeirates sind ehrenamtlich und somit ohne Vergütung geleistet. In der Praxis kann der Beirat aber die Kosten für Auslagen (z. B. Telefon, Kopier-, Druck- bzw. auch Fahrtkosten) von der Wohnungseigentümergemeinschaft erstatten lassen. Zur Vereinfachung kann hier auch eine Pauschale beschlossen werden. Die Eigentümer können auch im Rahmen einer ordnungsgemäßen Verwaltung eine angemessene Vergütung beschließen lassen. Jedoch sollte immer noch der Charakter der ehrenamtlichen Tätigkeit und der unterstützenden Funktion gewahrt bleiben. Umso größer die zu verwaltende Wohnungsanzahl in der Gemeinschaft und der Verwaltungsaufwand im gesamten Objekt ist, desto mehr Aufwandspauschale sollte gezahlt werden. Zudem ist die Häufigkeit der notwendigen unterjährigen Beiratstreffen zu berücksichtigen.
Haftung und Entlastung des Beirates
Für verursachte Schäden im Rahmen seiner Tätigkeiten haftet grundsätzlich der Beirat gegenüber den Eigentümern, der Gemeinschaft und Dritten. Daher ist es ratsam die Beiratsmitglieder durch einen Beschluss von leicht fahrlässiger Haftung zu befreien. Zudem ist es sinnvoll entsprechende Versicherungen für Beiräte abzuschließen bzw. bestehende Vermögensschadensversicherungen um Beiratsmitglieder zu erweitern.
Der Verwaltungsbeirat hat allgemein keinen Anspruch auf eine Entlastung. In der Praxis wird jedoch im Allgemeinen in der Wohnungseigentümerversammlung durch einen einfachen Mehrheitsbeschluss dem Beirat für das vergangene Wirtschaftsjahr die Entlastung erteilt.